Rekisterinpitäjä: Tampere Dream Hostel Oy, Y-tunnus 2277044-4
Åkerlundinkatu 2, 33100 Tampere
xoxo@stayxoxo.com · +358 45 236 0517
1. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme vain tietoja, joita tarvitsemme XoXo:n verkkosivuston, varausten, majoituksen ja asiakaspalvelun hoitamiseen. Tietoryhmiä voivat olla:
- nimi, yhteystiedot ja varausnumero
- varaus- ja majoittumistiedot, kuten päivämäärät, yöpyvät vieraat, valittu hinta ja maksun tila
- online check-inissä ja henkilöllisyyden varmentamisessa tarvittavat tiedot
- asiakaspalveluviestit ja asiakkaan meille vapaaehtoisesti toimittamat tiedot
- maksutapahtuman tunnisteet ja maksun tila; maksukorttitietoja käsittelevät maksupalveluntarjoajat, emmekä tallenna verkkosivustolle täydellisiä korttitietoja
- palvelimen tietoturva- ja tekniset lokitiedot
- suostumuksellasi verkkosivuston ja varauspolun analytiikkatiedot, kuten sivut, tapahtumat, selain-/laitetyyppi, viittaava sivu ja kampanjatunnisteet.
2. Miksi ja millä perusteella?
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Varauksen tekeminen, majoituksen tarjoaminen, maksu ja asiakaspalvelu | Sopimuksen tekeminen ja täyttäminen |
| Majoittujatiedot, kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet | Lakisääteinen velvoite |
| Tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy, reklamaatioiden ja oikeusvaateiden käsittely | Oikeutettu etu |
| Google Analytics -kävijä- ja varauspolkuanalytiikka | Suostumus |
| Evästevalintasi muistaminen | Välttämätön tekninen toiminto ja tietosuojavalintasi toteuttaminen |
3. XoXo ja arkaluonteiset tiedot
XoXo on aikuisille tarkoitettu seksipositiivinen majoituspaikka. Tavallisen varauksen yhteydessä emme kysy emmekä tarvitse tietoja seksuaalisesta suuntautumisesta, seksielämästä tai muista erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvista tiedoista. Emme käytä varaustasi tällaisten ominaisuuksien päättelemiseen tai personoituun mainontaan. Pyydämme välttämään tarpeettomien arkaluonteisten tietojen kirjoittamista vapaisiin viestikenttiin.
Jos tarvitset esimerkiksi terveydentilaan tai saavutettavuuteen liittyvän erityisjärjestelyn, voit kertoa vain järjestelyn toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot asiakaspalvelulle.
4. Mistä tiedot tulevat?
Saamme tiedot pääosin sinulta varauksen, online check-inin, asiakaspalvelun ja verkkosivuston käytön yhteydessä. Jos varaus tulee varauskanavan tai yhteistyökumppanin kautta, saamme varauksen hoitamiseen tarvittavat tiedot kyseiseltä palvelulta.
5. Palveluntarjoajat ja vastaanottajat
Käytämme palvelun tuottamiseen luotettuja palveluntarjoajia. Näihin kuuluvat erityisesti:
- Mews – varausjärjestelmä, PMS ja maksamisen tekninen käsittely; majoitusyrityksen asiakastiedoissa Mews toimii lähtökohtaisesti palveluntarjoajana/käsittelijänä
- DigitalGuest – digitaalinen vierasopas ja vieraspolun viestintä
- Google Workspace – yrityssähköposti ja viestintä
- Google Analytics / Google Tag Manager – vain, jos hyväksyt analytiikan
- Webbikettu ja tekniset hosting-palveluntarjoajat – verkkosivuston ylläpito
- kirjanpito-, IT-, asiakaspalvelu- ja muut palveluntarjoajat siltä osin kuin tiedot ovat tehtävän hoitamiseksi tarpeen.
Tietoja voidaan antaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.
6. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Osa palveluntarjoajista toimii kansainvälisesti ja tietoja voidaan joissakin tilanteissa käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin käytämme sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä siirtoperusteita ja suojatoimia, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita.
7. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne kerättiin, sekä kirjanpito-, majoitus-, vero- ja muiden lakisääteisten säilytysvelvoitteiden ja mahdollisten oikeusvaateiden edellyttämän ajan. Asiakaspalveluviestejä säilytetään asian hoitamisen ja tarvittavan jälkiselvityksen ajan.
Suostumukseen perustuvan Google Analyticsin käyttäjä- ja tapahtumatason säilytys on enintään 14 kuukautta asetuksesta riippuen; koontiraportteja voidaan säilyttää pidempään. Evästesuostumusvalinta tallennetaan 180 päiväksi.
8. Oikeutesi
Sinulla on tilanteesta riippuen oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista niitä, pyytää niiden poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja saada sopimukseen tai suostumukseen perustuvat tiedot siirrettävässä muodossa. Voit peruuttaa analytiikkasuostumuksen milloin tahansa evästeasetuksista.
Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen xoxo@stayxoxo.com. Meidän on tarvittaessa varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys.
9. Valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan lainvastaista, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
10. Automaattinen päätöksenteko
Verkkosivusto ei tee sinusta pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.